Story 1: Leistung wird zu Umsatz
Nachdem eine Leistung erfasst wurde, kann sie in die Monatsabrechnung übernommen, freigegeben und danach fakturiert werden.
Alles Wichtige für jede Rolle vom ersten Eintrag bis zur finalen Rechnung.
Dieses Manual beschreibt die zentralen User Stories in klarer Reihenfolge und macht sichtbar, was für welche Rolle erlaubt ist.
So führen Sie Timefolio ohne Umwege ein.
Keine Überladung, klare Verantwortung.
| Rolle | Fokus | Darf | Nicht erlaubt |
|---|---|---|---|
| System | Plattform und Governance | Alle Funktionen inkl. Status, Log, README, Übersetzungen | - |
| Manager | Operatives Teammanagement | Kunden, User, Import, Reporting, eigene Teamprozesse | Kein System-only Log/Status/README/Übersetzungen |
| User | Leistungen und Tagesarbeit | Leistungen erfassen, Projekte nutzen, optional Abrechnung mit Flag | Keine User-/Kundenverwaltung |
| Guest | Transparenz und Kontrolle | Lesender Zugriff im Scope, optionale Kontingent-Sicht | Keine mutierenden Fachaktionen |
Beispiele aus dem realen Ablauf.
Nachdem eine Leistung erfasst wurde, kann sie in die Monatsabrechnung übernommen, freigegeben und danach fakturiert werden.
Bestehende Daten aus Tabellen können importiert werden, damit Teams nicht bei null starten müssen.
Kunden sehen exakt den Leistungsstand und geben digital frei oder lehnen mit Grund ab.
Dashboard und Reports zeigen offene Abrechnungen, Freigabezeit und Risiken in Echtzeit.
Im Profil können Benutzer ihre persönliche Monatsübersicht öffnen, die enthaltenen Leistungen prüfen und pro Monat ein PDF für die eigene Ablage erzeugen.
Ein Benutzer gibt «Neue Leistung sfb heute 8–11 Zeugnis» ein — die KI-Leiste erkennt Kunde, Datum, Zeit und Beschreibung, zeigt eine Bestätigungsübersicht und legt die Leistung mit einem Klick an. Derselbe Befehl «Zeig geplante Leistungen März» setzt den Filter sofort, ohne ein Dropdown anzufassen.
Sicher importieren statt chaotisch nacherfassen.
Die häufigsten Fragen kompakt beantwortet.
Sie bleiben dokumentiert und werden gegen unbeabsichtigte Änderungen abgesichert.
Ja. Rollen und Berechtigungen sind auf parallele Teamarbeit ausgelegt.
Die Freigabe läuft über einen eindeutigen Token-Link mit klarer Statusrückmeldung.
Ja. Im Profil steht für System, Manager und User eine persönliche Monatsübersicht zur Verfügung. Dort lassen sich die enthaltenen Leistungen prüfen und pro Monat als PDF exportieren.
Statuswechsel, Änderungen und relevante Aktionen bleiben im Prozess nachvollziehbar.
Ja. Die Inhalte liegen in den Übersetzungskeys und können in eurem Translation-Flow gepflegt werden.
Angemeldete Benutzer können über das Feedback-Formular im Footer direkt eine Nachricht an das Team senden.
Timefolio ist eine Web-Applikation für Leistungserfassung, Kundenfreigabe, Abrechnung und Reporting.
Besonders für Dienstleister, Agenturen, Beratungen und KMU mit kundenbezogener Verrechnung.
Ja. Positionierung, Begriffe und Prozesse sind auf Schweizer Dienstleistungsteams ausgerichtet.
Ja. Kunden können Leistungen über einen sicheren Freigabe-Link prüfen und freigeben oder ablehnen.
Ja. Besonders bei Leistungsrapporten, Freigaben und Monatsabrechnungen ersetzt es manuelle Listen gut.
Ja. Monatsabrechnung, Statusführung und Export sind Teil des Kernprozesses.
Ja. Die Oberfläche ist für Desktop und Mobile optimiert.
Ja. Vorhandene xlsx-Daten können für einen schnelleren Start importiert werden.
Ja. Ein Freitext-Befehl wie «Neue Leistung sfb heute 8–11 Zeugnis» legt nach Bestätigung sofort eine Leistung an. «Zeig geplante Leistungen März» setzt den Filter direkt — ohne Dropdown anzufassen.
Ja. System, Manager, User und Guest haben klar abgegrenzte Zugriffe.
Ja. Kunden, Benutzer und Reporting können auf den jeweiligen Scope begrenzt werden.
Ja. Benutzer können sich per Einmalcode anmelden, auch ohne gesetztes Passwort.
Ja. Ein Konto kann zunächst nur mit Einmalcode genutzt werden, bis ein Passwort gesetzt wird.
Ja. Leistungen können Kunden, Projekten und Aufgaben zugeordnet werden.
Ja. Reports machen Umsatz, Freigabestatus und Prozessqualität sichtbar.
Direkt testen oder mit dem Team in den Prozess gehen.